Sådan flytter du kontor i Danmark: trin-for-trin guide

En kontorflytning er et af de mest komplekse projekter, en virksomhed kan stå overfor.
Det handler ikke bare om at pakke skriveborde og computere ned – det handler om at beskytte produktiviteten, medarbejdernes trivsel, IT-systemerne og i sidste ende virksomhedens omdømme.

Uanset om I flytter 25 medarbejdere tværs gennem byen eller 500 medarbejdere til et nyt hovedkontor, er opgaven omfattende.
En virksomhedsflytning berører alle afdelinger: Økonomi, HR, IT, Facility Management og meget mere.

Denne guide er lavet til at give kontoransvarlige og beslutningstagere i Danmark (især København og Sjælland) en grundlæggende tjekliste, der kan bruges til mindre kontorflytninger på 25–75 medarbejdere.

💡 For større flytninger (100+ medarbejdere): Denne guide dækker kun toppen af isbjerget.
Store flytninger kræver hundreder af underopgaver i hver fase. En overset detalje – som en IT-cutover test eller forsinket leverandør – kan føre til nedetid og store ekstraomkostninger. Her anbefales professionel projektledelse fra FMG.

TL;DR – Overblikket

• Start planlægningen 6–12 måneder før flytningen

• Udpeg en projektleder og lav en enkel RACI-model

• Lav inventarregistrering, budget og tidslinje pr. afdeling

• Planlæg IT/AV-cutover og kommunikation til medarbejdere

• Tænk bæredygtigt: genbrug, videresalg, donation, CO₂e-rapport

• Book adgang/parkering og koordinér med udlejere

• Kør prøvegennemgang før flytningen og stabilisering efter

Hvem er tjeklisten til?

• Facility Managers i små og mellemstore virksomheder

• Kontoransvarlige eller HR, der får ansvaret for flytningen

• IT- og Workplace Managers, der håndterer netværk og AV

• CFO/indkøb, som skal styre budget og skjulte omkostninger

⚠️ Vigtigt:

• For 25–75 medarbejdere → brug denne guide som praktisk udgangspunkt.

• For 100+ medarbejdere → søg professionel projektledelse for at undgå nedetid.

Hvorfor er små flytninger anderledes end store?

Eksempel 1:
Et marketingbureau med 40 medarbejdere flytter fra Frederiksberg til Østerbro.
Flytningen involverer ét lejemål, 40 skriveborde og få møderum.
→ En simpel tjekliste og en dygtig flyttepartner kan være nok.

Eksempel 2:
En medicinalvirksomhed med 350 medarbejdere samler to kontorer i et nyt domicil i Hellerup.
→ Kompleksitet eksploderer: faseopdelte flytninger, laboratorier, IT-migreringer, ESG-rapportering osv.

Konklusion: Skala = kompleksitet.

Trin 1: Forberedelse (6–12 måneder før flytning)

Mål: Fastlæg behov, scope og governance.

For mindre kontorer:

• Udpeg en intern projektleder

• Opret en styregruppe (FM/HR/IT/CFO)

• Lav behovs- og kapacitetsanalyse

• Gennemgå lejekontrakter (opsigelse, afleveringskrav, istandsættelse)

• Udarbejd foreløbigt budget

• Lav en tidslinje på højt niveau

• Identificér risici og afhængigheder

💡 Pro tip: Lav altid en kort risikoanalyse – IT og internetforbindelse er typiske faldgruber.
🚫 Typisk fejl: At glemme afleveringskrav i den gamle lejekontrakt → dyre ekstraregninger.

Milepæle:

Trin 2: Planlægning (3–6 måneder før)

Mål: Bryd projektet ned i håndterbare dele.

• Inventarregistrering (møbler, IT, udstyr)

• Plantegninger og seating

• Leverandørvalg: flyttefirma, IT/AV, rengøring, montage, opbevaring

• Bæredygtighedsstrategi: genbrug, salg, donation, miljørapport

• Tilladelser: elevator, parkering, adgangsbrikker

• Kommunikation: lederbriefs, intranet, Q&A, flytteambassadører

💡 Pro tip: Brug et simpelt Excel-ark med kolonner for behold / sælg / donér / bortskaf.
🚫 Typisk fejl: At booke flyttefirma for sent – især i København, hvor adgang er begrænset.

Trin 3: Detaljering (1–2 måneder før)

Mål: Lås planen og reducer usikkerhed.

• Plan pr. afdeling (rækkefølge, tidsvinduer)

• IT/AV-cutover: netværk, printere, møderum

• Pakkeinstrukser + flyttekits til medarbejdere

• Tjeklister for fraflytning og indflytning

• Prøvegennemgang: Wi-Fi, reception, bookingsystemer

💡 Pro tip: Simulér “første arbejdsdag” for én medarbejder – virker alt som det skal?
🚫 Typisk fejl: At overse softwarelicenser som printere og Teams Rooms.

Trin 4: Udførelse (flytteugen)

Mål: Gennemfør sikkert og med minimal nedetid.

• Command center (FMG/IT/Reception)

• Daglige stand-ups og hotline

• Sikkerhed: gangarealer, affaldszoner, løftepunkter

• IT/AV-cutover og funktionstest

• Dag 0/1-support: “floorwalkers” til hurtig hjælp

💡 Pro tip: Hav snacks og synlige flytteambassadører på gulvet – det reducerer stress.
🚫 Typisk fejl: At forvente at IT “bare virker”. Test alt inden medarbejderne møder ind.

Trin 5: Efter flytningen (stabilisering & optimering)

Mål: Få fuld drift og læring i hus.

• Stabiliseringsfase (2–4 uger)

• Pulse survey for medarbejderoplevelse

• Miljørapport: genbrug, CO₂e-besparelser, læringspunkter

• Aflevering af gammelt lejemål

💡 Pro tip: Udfør hurtig feedbackmåling – små problemer kan fanges tidligt.
🚫 Typisk fejl: At overse aflevering af lejemål → ekstra regninger.

Trin 6: Roller & ansvar (RACI-model

Trin 7: Budget & skjulte omkostninger

Ofte oversete poster:

• Ekstra emballage

• Flyt udenfor tidsvindue

• Elevatorvagt

• Midlertidig opbevaring

• Istandsættelse af gammelt lejemål

• Nye IT/AV-licenser

💡 Pro tip: Læg altid 10–15 % buffer i budgettet.

Trin 8: IT & AV – hurtig tjekliste

• Netværk (WAN/LAN, Wi-Fi, redundans)

• Print / AD, adgangskort, dørstyring

• Møderum (skærme, kameraer, codecs)

• Workstations og docking

• Telefoni / Teams Rooms

• Testplan og fallback-løsninger

Trin 9: Bæredygtig kontorflytning

En kontorflytning er en oplagt mulighed for at reducere jeres CO₂-aftryk og styrke ESG-rapporteringen.

• Genbrug eksisterende møbler

• Donér eller sælg overskudsmøbler

• Dokumentér affaldssortering

• Udarbejd CO₂e-rapport over undgåede udledninger

💡 Pro tip: Involver medarbejderne – fx gennem en intern doneringsdag eller inventarauktion.

FAQ

Hvor lang tid tager en kontorflytning?

• Små flytninger: 8–12 uger

• Store flytninger: 6–12 måneder

Hvad koster en kontorflytning?

• Afhænger af volumen, adgang, IT/AV, montage og istandsættelse

• Start altid med en inventarregistrering

Hvordan undgår vi nedetid?

• Sekventér flytningen, brug aften/weekendvinduer, test IT inden dag 1

Hvem skal lede projektet?

• Små kontorer: intern projektleder + flyttepartner

• Store kontorer: professionel projektleder (FMG)

Skal vi flytte i ferieperioder?

• Ja, men husk at leverandører og IT ofte er underbemandet.

Hvordan kommunikerer vi flytningen til medarbejderne?

• Kombinér intranet, Q&A, lederbriefs og flytteambassadører

Hvordan måler vi succes?

• 0 nedetid, budgetoverholdelse, medarbejdertilfredshed og ESG-rapportering

📥 Download vores gratis kontorflytning tjekliste (PDF)
Få en struktureret plan til jeres flytning – fra planlægning til indflytning.

Hvert punkt i denne guide kan udvides til hundredvis af underopgaver.
Risikoen for nedetid, ekstraomkostninger og medarbejderfrustration er høj uden professionel styring.

👉 Book en gratis flytteaudit (30 min) med FMG – vi vurderer scope, risici og leverer en skræddersyet plan til jeres virksomhed.