En kontorflytning eller virksomhedsflytning er ikke bare et spørgsmål om at flytte møbler fra A til B. Det er et stort strategisk projekt, som kan påvirke drift, medarbejdere, økonomi, kunder og virksomhedens omdømme. Rigtigt håndteret kan flytningen skabe vækst, modernisere arbejdspladsen og øge medarbejdertilfredsheden. Men håndteres den forkert, kan den hurtigt blive dyr, skabe nedetid, frustrere medarbejdere og give ubehagelige overraskelser i budgettet.
Mange beslutningstagere undervurderer, hvad en flytning koster. Ofte ser man kun udgifterne til flyttefirmaet, men i virkeligheden består budgettet af både eksterne omkostninger (flyttefirma, IT/AV, montage, affald, istandsættelse osv.) og interne omkostninger (tid medarbejdere og ledere bruger, produktivitetstab undervejs).
💡 Hovedpointe: Det handler ikke kun om fakturaerne fra leverandørerne. Tiden jeres egne medarbejdere bruger på flytningen, er også en reel omkostning – og ofte den mest undervurderede.
Denne guide hjælper Facility Managers, IT/Workplace, HR og CFO/indkøb i København og resten af Danmark med at bygge et realistisk flyttebudget. Målet er at undgå overraskelser, minimere nedetid og sikre mest værdi for pengene.
TL;DR – det korte svar
- Prisen afhænger af scope: antal medarbejdere, adgangsforhold, afstand, IT/AV, montage og tidsvinduer (aften/weekend).
- Start med en inventarregistrering og en faseopdelt tidsplan – det reducerer spild og overkøb.
- Læg altid 10–15 % buffer ind til uforudsete udgifter.
- Tænk cirkulært: genbrug, donation og affaldssortering med CO₂e-rapportering kan ofte spare både penge og miljø.
- 👉 Download FMG’s gratis budgetskabelon i Excel: udfyld poster, enheder og subtotaler – beregningerne sker automatisk.
De største prisdrivere
📊 Størrelse og kompleksitet
- Antal medarbejdere, arbejdsstationer, møderum og specialområder (laboratorier, arkiver, museer).
🚚 Adgang og logistik
- Hvor mange etager, elevatoradgang, behov for kran, lastzoner og parkering (særligt i København).
💻 IT/AV-scope
- Netværk, adgangskontrol, printere, møderumsteknik og licenser. Cutover-planer er afgørende for at undgå nedetid.
🔧 Montage og installation
- Nedtagning og opsætning af arbejdsstationer, skilte, wayfinding og zonefinjustering.
🕒 Tidsvinduer
- Flytning om aftenen eller i weekender kan reducere nedetid, men timepriserne er højere.
🗑️ Bortskaffelse og istandsættelse
- Affaldssortering, miljøafgifter og krav fra udlejer om retablering af gammelt lejemål.
📦 Opbevaring og leverancer
- Swing space og midlertidig opbevaring for at undgå flaskehalse.
💡 Pro tip: Jo mere detaljeret I definerer scope tidligt, jo nemmere er det at forhandle realistiske priser med leverandører.
🚫 Typisk fejl: At glemme budget til istandsættelse af det gamle lejemål – det kan nemt løbe op i hundredtusindvis af kroner.
Budgetstruktur: sådan sætter du posterne op
FMG anbefaler at opdele budgettet i klare kategorier. Det matcher vores Excel-skabelon og sikrer, at ingen vigtige elementer overses:
- Projektledelse & plan
Projektledertimer, statusmøder, risiko- og kvalitetsstyring. - Inventarregistrering
Kortlægning af arbejdsstationer og specialudstyr – fundamentet for genbrug og nyindkøb. - Flyttelogistik
Mandskabsdage, lastbiler, kraner, elevatorhjælp, transportafstand. - Montage & installation
Nedtagning og opsætning af arbejdsstationer, skiltning og finjustering. - IT/AV
Cutover-planer, opsætning af møderum, adgangskontrol, test og fallback. - Opbevaring
Midlertidige lagerløsninger eller containere. - Affald & bortskaffelse
Containere, sortering, miljøafgifter og dokumentation. - Bæredygtighed & rapport
CO₂e-rapport, genbrugstal, donationsstrategi. - Kommunikation & change
Intranet, guides, ambassadører, dag-1 informationspakker. - Tilladelser & adgang
Parkering, elevatorvagt, midlertidige byggetilladelser. - Istandsættelse
Maling, gulve, reparationer – krav for aflevering til udlejer. - Uforudsete
10–15 % buffer til det uforudsete.
👉 Lead magnet: Download FMG’s Excel-skabelon og udfyld Antal × Enhedspris pr. linje. Subtotaler og buffer beregnes automatisk.
Fra medarbejdere til budget: et eksempel
Lad os tage et eksempel med:
- 150 medarbejdere
- 10 møderum
- Kantine og mindre lager
- To adresser i Storkøbenhavn
- Begge på 4. sal med elevator
Sådan bygges budgettet op
- Logistik: antal mandskabsdage × transport, evt. aften/weekend-tillæg
- Montage: 150 arbejdsstationer + 10 møderum
- IT/AV: cutover-timer, opsætning, licenser
- Affald/opbevaring: containere, m³ pr. måned
- Tilladelser/adgang: parkering, elevatorvagt
- Istandsættelse: retablering af gamle lokaler
- Buffer: 10–15 %
📖 Mini-case: Konsulentvirksomhed i Hellerup
En virksomhed med 180 medarbejdere budgetterede uden buffer. Da elevatoren i det gamle lejemål gik i stykker midt i flytningen, måtte de betale tre ekstra mandskabsdage. En buffer på 15 % ville have dækket det.
📖 Mini-case: IT-startup i Valby
En vækstvirksomhed med 60 medarbejdere undervurderede IT-omkostninger. De havde antaget, at flyttefirmaet “bare kunne flytte serverne”. Uden cutover-test var de offline en hel mandag – en meget dyr fejl i tabt produktivitet.
Skjulte omkostninger
🚫 Intern tid
Medarbejdere, der selv pakker, ledere, der improviserer projektledelse, og chefer, der bruger tid på at forhandle med udlejere. Al den tid er tabt produktivitet.
🚫 Leverandørkoordinering
Uden professionel projektledelse risikerer man dobbeltfakturering, ventetid og leverandører, der skubber ansvar frem og tilbage.
🚫 Kommunikation
Hvis medarbejdere ikke er korrekt informeret, opstår kaos på dag 1. Det er en skjult omkostning, der kan ramme hårdt på produktiviteten.
💡 Pro tip: FMG oplever ofte, at virksomheder sparer mere i skjulte interne omkostninger, end vores projektledelse koster.
Tips der sænker totalen (uden at gå på kompromis)
- Frys scope 6–8 uger før flytningen. Nye ønsker rykkes til “efter go-live”.
- Sekventér smart: møbler → IT/AV → finjustering pr. zone.
- Genbrug først: donation eller videresalg kan reducere nyindkøb.
- Planlæg adgang i København i god tid: elevator, lastzone, parkeringstilladelser.
- Test IT-cutover inden åbning. Det sparer dyr nedetid dag 1.
📖 Mini-case: Advokatfirma i København K
Et advokatfirma med 40 medarbejdere sparede 250.000 kr. ved at genbruge 80 % af deres møbler og donere resten. Uden en inventarstrategi havde de købt alt nyt.
FAQ
Hvad koster en kontorflytning pr. medarbejder?
Det afhænger af scope og kompleksitet. Brug skabelonen til at beregne jeres eget volumen og services.
Kan vi flytte over en weekend for at undgå nedetid?
Ja. Timepriserne er højere, men den samlede pris kan være lavere, hvis driften ellers går ned.
Hvordan indregner vi bæredygtighed i budgettet?
Med inventarstrategi, dokumenteret affaldssortering og CO₂e-rapport. Ofte billigere end at smide ud og købe nyt.
Hvilke skjulte omkostninger overser virksomheder typisk?
Retablering, adgangsproblemer (fx elevatorer), ekstra emballage, IT-licenser og tidsforbrug internt.
Hvornår er det bedste tidspunkt at flytte?
Sommer og jul kan reducere forstyrrelser, men leverandørkapacitet er ofte presset.
Hvordan sikrer vi budgetkontrol undervejs?
Brug en governance-model med én ansvarlig projektleder og faste statusmøder.
Hvordan præsenteres budgettet bedst til bestyrelsen?
Del budgettet op i kategorier og vis contingency-bufferen tydeligt. Det skaber tillid.
Hvordan kan vi forhandle leverandører ned i pris?
Ved at have præcis scope og inventarregistrering tidligt. Uklare beskrivelser giver højere priser.
Call-to-Action
For små virksomheder (25–75 medarbejdere)
📥 Download FMG’s gratis budgetskabelon (Excel). Et simpelt værktøj til at undgå oversete poster.
For større virksomheder (100+ medarbejdere)
📊 Her er professionel projektledelse afgørende. FMG laver skræddersyede budgetter, så leverandører, milepæle og økonomi hænger sammen.
For komplekse flytninger (hospitaler, laboratorier, museer, fabrikker, 1000+ ansatte)
🏆 FMG er bedst i klassen. Vi laver robuste budgetter for de mest krævende flytninger, hvor selv små fejl kan koste millioner.
👉 Book en gratis budgetaudit på 30 minutter med FMG. Vi gennemgår jeres scope, fremhæver risici og leverer et prioriteret budgetoverblik.
Konklusion
At lægge budget for en kontorflytning handler om meget mere end at tælle flyttekasser og lastbiler. Det handler om at forudse skjulte udgifter, indregne intern tid og forberede sig på det uventede.
- Små flytninger (25–75 medarbejdere): typisk 3–6 måneders planlægning, overskuelige budgetter, men store risici, hvis IT eller istandsættelse glemmes.
- Større flytninger (100–500 medarbejdere): 6–12 måneders planlægning, flere leverandører, større behov for governance og buffer.
- Komplekse flytninger (hospitaler, laboratorier, museer, fabrikker, 1000+ ansatte): 12–18 måneders planlægning, specialhåndtering og budgetter med hundredevis af linjeposter.
Med den rette budgetstruktur og partner kan I undgå nedetid, beskytte økonomien og sikre en gnidningsfri overgang. FMG står klar som jeres betroede rådgiver og projektleder.
