En flytning i en offentlig institution – hvad enten det er et ministerium, en styrelse eller en kommunal forvaltning – er aldrig blot en logistisk øvelse. Det er et projekt med høj politisk og organisatorisk bevågenhed. Borgerne forventer uafbrudt service, medarbejderne skal kunne arbejde dag 1, og alle processer skal kunne tåle revision.
Samtidig skal hele processen gennemføres under EU’s udbudsregler, hvor gennemsigtighed, fair konkurrence og compliance er en selvfølge. Procurement-teams og jurister kender reglerne til fingerspidserne – men selve udførelsenkræver en flyttepartner, der kan meget mere end at flytte kasser: arbejde sikkert inden for rammerne af kontrakter, GDPR, datasikkerhed, logistik og dokumentation.
Denne guide giver et overblik over, hvad offentlige organisationer skal være særligt opmærksomme på, hvordan man navigerer udbudsprocessen, og hvorfor valget af den rigtige leverandør kan være forskellen mellem en smidig flytning og en kritisk driftsforstyrrelse.
TL;DR – 7 nøglepunkter for uafbrudt service
-
Governance og udbud på plads: sponsor, styregruppe, PMO, RACI og kontraktkrav ✅
-
GDPR og fortrolighed: chain-of-custody, forseglede arkiver, certificeret datasletning
-
Kontinuitet: parallel drift, aften/weekend-cutover, midlertidige betjeningspunkter
-
IT/AV-runbook: dark launch, rollback, smoke tests, IT-bar og floorwalkers
-
Bylogistik: elevatorer, lastzoner, parkering, vejarealer og “clear paths”
-
Cirkularitet: inventarregistrering, genbrug/donation, affaldsfraktioner, CO₂e-rapportering
-
Kommunikation: lederkits, ambassadører, borgerinformation, presse og intranet
👉 Book en offentlig flytteaudit med FMG – få en revisionsklar plan med nul nedetid i København og på Sjælland.
Governance og udbud: revisionssikkert fra dag ét
Alle succesfulde offentlige flytninger starter med governance. Uden klare roller, beslutningslog og rapporteringsstruktur falder selv den bedste kontrakt til jorden.
-
Udpeg sponsor, styregruppe og PMO
-
Etabler RACI og fast mødefrekvens
-
Indbyg SLA’er i kontrakten for sikkerhed, dokumentation og responstid
⚠️ Når det går galt: En kommunal styrelse tabte tre uger, fordi to afdelinger mente, de havde mandat til at godkende beslutninger. Flyttepartneren måtte genbooke logistik og ressourcer.
✅ Når det lykkes: FMG bygger governance-modeller, der matcher EU’s udbudskrav og sikrer, at alle beslutninger er revisionsklare.
Compliance og datasikkerhed: beskyt borgernes oplysninger
I en privat erhvervsflytning kan en glemt kasse måske slippe ubemærket. I en offentlig kontorflytning kan det udløse en GDPR-sag.
-
Forseglede og nummererede kasser til arkiver
-
Chain-of-custody for fysiske sagsmapper og dokumenter
-
Certificeret datasletning og dokumenteret e-affald
-
Adgangskontrol med whitelistede medarbejdere og tidsvinduer
⚠️ Dårligt eksempel: En kommune i Nordsjælland fik en påtale, da arkivkasser stod uden opsyn på et gangareal under flytningen.
✅ Best practice: FMG leverer DPIA-dokumentation, chain-of-custody logs og certificeret datasletning, så I kan dokumentere sikker håndtering.
Kontinuitet i borger- og sagsservices
Borgerne skal kunne ringe, møde op og bruge selvbetjening – også mens flytningen foregår.
-
Parallel drift mellem gammel og ny lokation i kritiske funktioner
-
Cutover i aften- eller weekendtimer for minimal forstyrrelse
-
Midlertidige betjeningspunkter eller omdirigering af telefon/chat
-
Løbende monitorering af KPI’er: ventetid, sagsflow, oppetid
⚠️ Når det går galt: Et ministerium måtte lukke telefonlinjen en hel mandag pga. manglende nødplan. Pressen dækkede sagen samme dag.
✅ Når det lykkes: En styrelse i København etablerede et midlertidigt borgerservicepunkt og rapporterede 100 % oppetid under hele flytningen.
IT/AV-runbook: dag 1 skal bare virke
Hvis medarbejderne ikke kan logge på eller booke møderum, bliver flytningen betragtet som en fiasko – uanset hvor godt møblerne er flyttet.
-
WAN/LAN/Wi-Fi-runbook med redundans
-
Dark launch: test alt i drift, før medarbejderne ankommer
-
Rollback-plan dokumenteret og klar
-
Smoke tests pr. zone og golden rooms pr. mødestørrelse
-
IT-bar og floorwalkers synlige de første 48 timer
✅ FMG sikrer test og drift inden go-live, så IT og AV fungerer fra kl. 08:00 dag 1.
Logistik og byadgang
Offentlige kontorer ligger ofte i bymidten med begrænset adgang. Uden planlægning kan lastbiler, elevatorer og parkering skabe store flaskehalse.
-
Book elevatorer, lastzoner, parkering og vejareal i god tid
-
Planlæg detaljerede ruter og clear paths internt
-
Beskyt gulve, vægge og hjørner under flytningen
-
Særtransport til klassificeret udstyr og arkiver
⚠️ Erfaring: En offentlig institution i Indre By måtte betale dobbelt, fordi lastbilerne ikke havde de nødvendige vejarealtilladelser og holdt stille i flere timer.
✅ FMG sikrer tilladelser, adgang og timeplanlægning, så intet går i stå.
Cirkularitet og decommission
Offentlige myndigheder er underlagt ESG-mål og forventes at gå forrest. En flytning er en oplagt mulighed for at vise ansvarlighed.
-
Inventarregistrering og fastsættelse af genbrugsmål
-
Donation eller videresalg af overskudsmøbler
-
Affaldsplan med fraktioner, vægtbilag og fotodokumentation
-
CO₂e-beregning af undgåede indkøb, transport og affald
✅ FMG leverer ESG-klare bæredygtighedsrapporter, der kan bruges i årsrapporter eller presse.
Kommunikation: medarbejdere, borgere og presse
Kommunikation er lige så vigtig som logistik. Både medarbejdere, borgere og medier holder øje.
-
Seks interne touchpoints: fra annoncering til uge 1 efter flytningen
-
Borgerinformation: website-banner, IVR-besked, sociale medier og presse
-
Lederkits og ambassadører, så alle svar er konsistente
⚠️ Når det mangler: I en kommune fik medarbejdere først besked fredag om en flytning, der startede mandag. Resultat: kaos og vrede borgere.
✅ FMG leverer kommunikationspakker og skabeloner, så både medarbejdere og borgere ved, hvad de kan forvente.
Hvorfor I har brug for mere end “kasseflyttere”
En offentlig institution har brug for en partner, der kan mere end at flytte kasser fra A til B. EU’s udbudsregler understreger value-for-money og langsigtet partnerskab. FMG tilbyder løbende services, der gør os til en arbejdspladspartner – ikke blot en leverandør.
1) Møbel-livscyklusstøtte
-
Sourcing og genbrug: skaf brugte kvalitetsmøbler, når noget går i stykker – i stedet for at købe nyt
-
Inventaroverblik: M1-registrering giver fuld synlighed på aktiver
2) Workspace-fleksibilitet og handyman-services
-
Ongoing services: småombygninger, montage, reparation og dagligdags fixes
3) Teknologi og IT/AV-support
-
Drift og vedligehold af golden rooms og AV-setup efter flytningen
4) Bæredygtighed i praksis
-
Grøn emballage, cirkulære logistikløsninger og CO₂-rapportering i alle projekter
5) Projektledelse og change management
-
Forbind rum, kultur og drift, så medarbejdere hurtigt er produktive i de nye rammer
✅ Kort sagt: FMG er jeres partner – under flytningen og i daglig drift, ændringer, op-/nedskalering og bæredygtige initiativer.
KPI’er der tæller i offentlig drift
-
Oppetid (%) og ventetider i borgerservice
-
Day-1 readiness: alle arbejdspladser og møderum klar kl. 08:00
-
Incident-MTTR (kritiske issues)
-
Medarbejder- og borger-NPS (48t og uge 1)
-
Genbrugsgrad (%) og dokumenteret CO₂e
FAQ
Kan vi flytte uden at lukke for borgerbetjening?
Ja. Med parallel drift, weekend-cutover og midlertidige betjeningspunkter kan I holde åbent.
Hvordan sikrer vi fortrolige arkiver?
Med forseglede, nummererede kasser, chain-of-custody og særtransport ved behov.
Hvad hvis noget fejler dag 1?
Aktivér rollback, brug service desk og floorwalkers til at rette hurtigt op.
Skal I gennemføre en offentlig kontorflytning i København eller på Sjælland?
👉 Book en 45 minutters offentlig flytteaudit med FMG.
Vi gennemgår governance, compliance, IT/AV-cutover og kontinuitet og leverer en revisionsklar plan med nul nedetid.
📥 Download vores Tjekliste for offentlig kontorflytning (PDF) til jeres interne projekt.
Konklusion
At flytte en offentlig institution er en af de mest synlige og risikofyldte opgaver, en myndighed kan stå med. Når det går galt, rammer det borgernes services, skaber compliance-brud og giver negativ presse. Når det lykkes, styrkes drift, medarbejderoplevelse, ESG og borgernes tillid.
Men flytning er kun begyndelsen. Offentlige institutioner har brug for en partner, der kan støtte dem i hele arbejdspladsens livscyklus – fra sourcing af bæredygtige møbler til inventaroverblik, handyman-services, IT/AV-support og løbende tilpasninger.
FMG er den partner. Med erfaring i udbudsprocesser, compliance, ESG og arbejdspladsservices hjælper vi myndigheder med både at flytte effektivt og udvikle deres arbejdspladser på lang sigt.
Med den rette partner er en offentlig kontorflytning ikke bare en adresseændring – det er en investering i bedre servicefor både medarbejdere og borgere.
