En kontorflytning eller virksomhedsflytning er ikke bare et spørgsmål om at flytte møbler fra A til B. Det er et stort strategisk projekt, som kan påvirke drift, medarbejdere, økonomi, kunder og virksomhedens omdømme. Rigtigt håndteret kan flytningen skabe vækst, modernisere arbejdspladsen og øge medarbejdertilfredsheden. Men håndteres den forkert, kan den hurtigt blive dyr, skabe nedetid, frustrere medarbejdere og give ubehagelige overraskelser i budgettet.
Mange beslutningstagere undervurderer, hvad en flytning koster. Ofte ser man kun udgifterne til flyttefirmaet, men i virkeligheden består budgettet af både eksterne omkostninger (flyttefirma, IT/AV, montage, affald, istandsættelse osv.) og interne omkostninger (tid medarbejdere og ledere bruger, produktivitetstab undervejs).
💡 Hovedpointe: Det handler ikke kun om fakturaerne fra leverandørerne. Tiden jeres egne medarbejdere bruger på flytningen, er også en reel omkostning – og ofte den mest undervurderede.
Denne guide hjælper Facility Managers, IT/Workplace, HR og CFO/indkøb i København og resten af Danmark med at bygge et realistisk flyttebudget. Målet er at undgå overraskelser, minimere nedetid og sikre mest værdi for pengene.
📊 Størrelse og kompleksitet
🚚 Adgang og logistik
💻 IT/AV-scope
🔧 Montage og installation
🕒 Tidsvinduer
🗑️ Bortskaffelse og istandsættelse
📦 Opbevaring og leverancer
💡 Pro tip: Jo mere detaljeret I definerer scope tidligt, jo nemmere er det at forhandle realistiske priser med leverandører.
🚫 Typisk fejl: At glemme budget til istandsættelse af det gamle lejemål – det kan nemt løbe op i hundredtusindvis af kroner.
FMG anbefaler at opdele budgettet i klare kategorier. Det matcher vores Excel-skabelon og sikrer, at ingen vigtige elementer overses:
👉 Lead magnet: Download FMG’s Excel-skabelon og udfyld Antal × Enhedspris pr. linje. Subtotaler og buffer beregnes automatisk.
Lad os tage et eksempel med:
📖 Mini-case: Konsulentvirksomhed i Hellerup
En virksomhed med 180 medarbejdere budgetterede uden buffer. Da elevatoren i det gamle lejemål gik i stykker midt i flytningen, måtte de betale tre ekstra mandskabsdage. En buffer på 15 % ville have dækket det.
📖 Mini-case: IT-startup i Valby
En vækstvirksomhed med 60 medarbejdere undervurderede IT-omkostninger. De havde antaget, at flyttefirmaet “bare kunne flytte serverne”. Uden cutover-test var de offline en hel mandag – en meget dyr fejl i tabt produktivitet.
🚫 Intern tid
Medarbejdere, der selv pakker, ledere, der improviserer projektledelse, og chefer, der bruger tid på at forhandle med udlejere. Al den tid er tabt produktivitet.
🚫 Leverandørkoordinering
Uden professionel projektledelse risikerer man dobbeltfakturering, ventetid og leverandører, der skubber ansvar frem og tilbage.
🚫 Kommunikation
Hvis medarbejdere ikke er korrekt informeret, opstår kaos på dag 1. Det er en skjult omkostning, der kan ramme hårdt på produktiviteten.
💡 Pro tip: FMG oplever ofte, at virksomheder sparer mere i skjulte interne omkostninger, end vores projektledelse koster.
📖 Mini-case: Advokatfirma i København K
Et advokatfirma med 40 medarbejdere sparede 250.000 kr. ved at genbruge 80 % af deres møbler og donere resten. Uden en inventarstrategi havde de købt alt nyt.
Hvad koster en kontorflytning pr. medarbejder?
Det afhænger af scope og kompleksitet. Brug skabelonen til at beregne jeres eget volumen og services.
Kan vi flytte over en weekend for at undgå nedetid?
Ja. Timepriserne er højere, men den samlede pris kan være lavere, hvis driften ellers går ned.
Hvordan indregner vi bæredygtighed i budgettet?
Med inventarstrategi, dokumenteret affaldssortering og CO₂e-rapport. Ofte billigere end at smide ud og købe nyt.
Hvilke skjulte omkostninger overser virksomheder typisk?
Retablering, adgangsproblemer (fx elevatorer), ekstra emballage, IT-licenser og tidsforbrug internt.
Hvornår er det bedste tidspunkt at flytte?
Sommer og jul kan reducere forstyrrelser, men leverandørkapacitet er ofte presset.
Hvordan sikrer vi budgetkontrol undervejs?
Brug en governance-model med én ansvarlig projektleder og faste statusmøder.
Hvordan præsenteres budgettet bedst til bestyrelsen?
Del budgettet op i kategorier og vis contingency-bufferen tydeligt. Det skaber tillid.
Hvordan kan vi forhandle leverandører ned i pris?
Ved at have præcis scope og inventarregistrering tidligt. Uklare beskrivelser giver højere priser.
📥 Download FMG’s gratis budgetskabelon (Excel). Et simpelt værktøj til at undgå oversete poster.
📊 Her er professionel projektledelse afgørende. FMG laver skræddersyede budgetter, så leverandører, milepæle og økonomi hænger sammen.
🏆 FMG er bedst i klassen. Vi laver robuste budgetter for de mest krævende flytninger, hvor selv små fejl kan koste millioner.
👉 Book en gratis budgetaudit på 30 minutter med FMG. Vi gennemgår jeres scope, fremhæver risici og leverer et prioriteret budgetoverblik.
At lægge budget for en kontorflytning handler om meget mere end at tælle flyttekasser og lastbiler. Det handler om at forudse skjulte udgifter, indregne intern tid og forberede sig på det uventede.
Med den rette budgetstruktur og partner kan I undgå nedetid, beskytte økonomien og sikre en gnidningsfri overgang. FMG står klar som jeres betroede rådgiver og projektleder.