En kontorflytning for en mindre eller mellemstor virksomhed kan se enkel ud på papiret.
Mange direktører, office managers eller IT-/facilitetsansvarlige tænker:
“Vi klarer det selv. Det er jo bare kasser, skriveborde og et flyttefirma.”
I praksis er en kontorflytning et projekt med mange afhængigheder: IT-cutover, AV-opsætning, bylogistik, adgangstilladelser, affaldsfraktioner, genbrug af inventar, udlejerkrav og tydelig kommunikation til medarbejderne.
En enkelt fejl kan udløse nedetid, bøder eller ekstraudgifter, der langt overstiger prisen for professionel projektledelse.
FMG er et flyttefirma for virksomheder, der kombinerer erhvervsflytning og projektledelse som kerneydelse. Vi planlægger, sekvenserer og eksekverer, så I undgår de klassiske faldgruber.
Denne guide er skrevet til virksomheder i København og på Sjælland, der vil gennemføre en kontorflytning uden nedetid og uden dyre overraskelser.
Start med inventarregistrering for at undgå overkøb og planlægge genbrug
Gør pakning til DIY hvis I vil – men standardisér med kasseretter, labels og klare instrukser
Book aften eller weekend for at minimere nedetid og undgå trafikpropper i København
Pre-stage reception, møderum og IT-bar, så Day 1 kører fra kl. 08
Standardisér møderum med “golden rooms”, så møder starter til tiden
Genbrug først, køb nyt sidst, og donér eller sælg overskud professionelt
Planlæg affald og donation samtidig, så I undgår ekstra ture
Få faste priser på flyt, montage og affaldsfraktioner
Skaler bemanding i etaper i stedet for én stor “big bang”-flytning
Hold change management simpelt med 6 touchpoints fra annoncering til uge 1 efter indflytning
👉 Kontakt FMG for en fastprisplan for kontorflytning i København eller på Sjælland — designet til nul nedetid og maksimal genbrug.
Selv en mindre erhvervsflytning har flere prisdrivere end “antal skriveborde”. For at ramme rigtigt i budgettet bør I vurdere:
Volumen og adgang: Etager, elevator, lastzone – et kontor på 2. sal uden elevator kan være dyrere end 5. sal med god adgang.
Pakning og montage: DIY kan spare timer, men uden standarder ender det ofte i rework.
IT/AV-cutover: Wi-Fi, print, adgangskort og møderum skal virke dag 1.
Affald, donation og opbevaring: Planlagte afhentninger og korrekte fraktioner fjerner flaskehalse.
Tidsvinduer: Aften- og weekendarbejde koster mere pr. time, men sparer driftstab.
💡 Eksempel fra København:
En virksomhed med 80 medarbejdere flyttede fredag aften. Den ekstra timepris var mindre end værdien af den drift, de ellers ville have mistet mandag formiddag. Netto var weekendløsningen markant billigere.
Ingen inventarregistrering → dobbeltindkøb og overfyldte zoner
Ingen plan for affald og donation → overløb og ekstra afhentninger
Glemte elevator- og lastzonebookinger → lastbiler står stille på timeløn
Ingen pre-stage af kritiske zoner → reception og møderum ikke klar dag 1
Ingen projektleder → office manager ender i brandslukning
Budgettet vælter sjældent på de planlagte linjer – men på det, man overser:
Bylogistikbøder og ventetid for lastbiler uden tilladelser
Overtid og weekendtillæg når tidsplanen glider
Skader på inventar og lokaler uden site-beskyttelse
IT/AV der ikke virker dag 1 → akutte teknikertimer
Forkert affaldsfraktionering → ekstra ture
Nøgler og adgangskort i sidste øjeblik
Kran/lift booket for sent til premium-priser
Make-good hos udlejer underbudgetteret
✅ FMG’s projektledelse reducerer typisk uforudsete omkostninger med 30–60 % ved at fjerne ventetid, sikre bookinger og standardisere kritiske steps.
Scope og mål: Inventarregistrering, zoner, genbrug og nedetid
Indkøb og booking: Fast pris på flyt, montage og affald, book elevator og parkering
IT/AV-runbook: Standarder for møderum, dark launch og rollback
Pakning og pre-stage: Instrukser, farvekoder, reception klar dag 1
Go-live og stabilisering: Floorwalkers, IT-bar, pulse survey og hurtige rettelser
Når alle ved, hvad de skal gøre hvornår, falder brikkerne på plads. Brug køreplanen som tjekliste og base for jeres RACI.
4–6 uger før: Pakkeinstrukser, labels, elevator- og parkeringsbookinger
Flytteugen: Daglige stand-ups, beslutningslog, site-beskyttelse
Dag 1–14: Stabiliseringslog og korte statusser
FMG hjælper med: tidslinje, leverandørkoordination, daglige statusser og stabiliseringsrunbook.
Netværk, print, adgang, golden rooms
Cutover-runbook og tests
IT-bar og floorwalkers dag 1
FMG hjælper med: standarder, dark launch, rollback og onsite support.
Planlæg 6 touchpoints
Q&A, videoer, flytteambassadører
Pulse survey og opfølgning
FMG hjælper med: skabeloner, plan og ambassadørkit.
Budget og 10–15 % buffer
Variation-kontrol og fastpris
Løbende afstemning og læring
FMG hjælper med: leverancepakker og rapportering.
Godkend seating og zoner
Deltag i pre-stage og tests
Indsaml fejl og triager
FMG hjælper med: tjeklister, labeltaxonomi og triage-flow.
Ansvarlig: Office manager / intern projektleder
Godkender: Direktion / sponsor
Bidragydere: IT, HR, indkøb, teamledere
Informeres: Medarbejdere, reception, sikkerhed
| Fase | Fokus |
|---|---|
| T – 12 → 8 uger | Inventar, kontrakter, tidsvinduer, adgang |
| T – 8 → 4 uger | Pakkeinstrukser, labels, IT-runbook |
| T – 3 → 1 uge | Dark launch-tests, pre-stage, QA |
| T 0 | Flytning og cutover |
| T + 1 → 14 dage | Stabilisering, IT-bar, pulse survey |
Møder starter inden 2 minutter i alle standardrum
95 % af arbejdspladserne fungerer dag 1 kl. 08
MTTR for IT/AV under 4 timer i uge 1
Min. 50 % af møbler genbruges eller renoveres
Medarbejdertilfredsheden stiger efter 7 og 14 dage
Lej kasseretter i stedet for papkasser
Pak kabler i komplette sæt
Label alt med afsender / modtagerzone
Brug no-pack labels til følsomt udstyr
Book affald / donation dagen efter flyt
Behandl telefonbokse som sær-case
Undgå cutover fredag 15–17
Skriv en kort Day 1-guide
Læg IT-cutover i aften/weekend
Saml handyman-opgaver i én montagepakke
Hold 10–15 % buffer og følg forbrug
Genbrug alt muligt – køb nyt kun hvor ergonomi kræver det
En virksomhed i indre København med 120 medarbejdere forsøgte selv at styre flytningen.
Resultatet: møderum virkede ikke, elevatoren var dobbeltbooket, og 30 % kunne ikke logge på Wi-Fi før næste dag. Tre uger gik med brandslukning.
Ved næste flytning valgte de FMG.
Vi lavede en faseopdelt plan, sikrede tilladelser, kørte dark launch og pre-stagede kritiske zoner.
Møderummene var klar kl. 08 dag 1, og teamet var produktivt fra start.
“Min tid er mere værdifuld end at styre en flytning. FMG gjorde det enkelt.”
Vurder mere end prisen – dækker de projektledelse?
Københavnserfaring: Kender de bylogistik og adgangsregler?
IT/AV-standarder: Har de golden rooms og dark launch som standard?
Sustainability: Kan de dokumentere genbrug og CO₂e-resultater?
Kommunikation: Får I skabeloner og medarbejderplaner?
Fastpris på nøglespor: Så undgår I efterregninger.
Bæredygtighed er ikke kun for store hovedkontorer. Mindre kontorer kan opnå målbar effekt:
Genbrug og renovering: Om-polstring og genbrug af skærmstativer reducerer CO₂
Donation eller videresalg: Giv møbler et liv videre i stedet for bortskaffelse
Dokumentation: Affaldsfraktioner og undgåede indkøb kan indgå i ESG/CSR
FMG hjælper med inventarregistrering, genbrugsstrategi og et kort CO₂e-resumé, så I kan dokumentere resultaterne uden ekstra arbejde.
Hvordan undgår vi nedetid?
Læg cutover i aften/weekend, lav dark launch-tests, og bemand med floorwalkers dag 1.
Kan vi spare penge ved at pakke selv?
Ja – men kun med standarder. FMG leverer kasseretter, labels og guides.
Hvad hvis vi vil købe alt nyt inventar?
Start med inventarregistrering og genbrugsplan – køb nyt kun hvor nødvendigt.
Hvornår bør vi starte planlægningen?
3–6 måneder før (op til 9 måneder ved 300–400 medarbejdere).
📊 Download FMG’s Budget- og Tjekliste
Beregn nedetidsomkostninger, genbrugsbesparelser og risikoreduktion.
📥 Kontakt os for en fastprisplan for erhvervsflytning med nul nedetid, maksimal genbrug og færre skjulte omkostninger.